Feedback oder Freakout? So entwaffnen Sie Konflikte im Büro! (Teil 1)
Eine etablierte Feedbackkultur ist der Schlüssel zur Konfliktprävention und -lösung. In diesem Blog möchte ich zeigen, wie Sie durch regelmäßigen Austausch und offenes Feedback Konflikte vermeiden oder schnell entschärfen können.
Die Bedeutung einer Feedbackkultur in Unternehmen
Feedbackkultur bedeutet, eine Umgebung zu schaffen, in der offenes, ehrliches und konstruktives Feedback gewünscht ist, aktiv gegeben und erbeten wird. Voraussetzung dafür ist, dass die Führungskräfte eine positive Grundhaltung zu Feedback und ihren Mitarbeitenden haben sowie eine grundlegende Form der Selbstreflexion beherrschen. Dann stärkt sich nicht nur das Vertrauen innerhalb des Teams, sondern hilft auch dabei, Missverständnisse und potenzielle Konflikte frühzeitig zu erkennen oder diese schnell zu lösen.
Diese Vorteile hat eine gelebte Feedbackkultur
– Verbesserte Kommunikation im Team und zur Führungskraft
– Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, weil sie ernst genommen werden
– Stärkere Teambindung und -entwicklungsdynamik
– Früherkennung von Problemen und Hindernissen
Regelmäßiger Austausch als Schlüssel zur Konfliktvermeidung
Ob wöchentliche oder monatlich, je nach Bedarf und Team, sind Feedbackgespräche essenziell, um eine offene Kommunikationskultur zu fördern. Diese regelmäßigen Treffen ermöglichen es, Probleme und Bedenken frühzeitig anzusprechen und Missverständnisse zu klären. Also bereits die Vorboten von Konflikten zu erkennen und agieren zu können.
Eine offene Kommunikation kann gefördert werden, durch
– Aktives Zuhören – Also zuhören, um zu verstehen, nicht um zu antworten
– Transparenz in der Kommunikation – Jeder bekommt Zugang zu den gleichen Informationen und wir der der sie / ihn passenden Art abgeholt
– Förderung eines respektvollen Umgangs – Eine Kommunikation auf Augenhöhe, bei der die Position unerheblich ist, hilft gemeinsam Probleme aus dem Weg zu räumen
In einem Team, das ich vor einigen Jahren begleitet hatte, half das Einführen eines kleinen Feedbackleitfaden, dass wirklich wichtige Themen in den Feedbackterminen besprochen wurden und nach sechs Monaten knapp 40% weniger Eskalationen in den Projekten zu verzeichnen waren.
Frühzeitige Konfliktlösung durch offene Kommunikation
Durch die etablierte Feedbackkultur können Konflikte oft schon im Keim erstickt werden, weil sie frühzeitig erkannt und angesprochen werden. Das ist allerdings nicht immer ein Selbstläufer. Sie, liebe Führungskräfte sollten darauf achten, ob Anzeichen von Spannungen im Team wahrnehmbar sind und diese direkt ansprechen.
Ich empfehle Ihnen auf folgende Anzeichen zu achten, um Konflikten schnell zu erkennen
– Veränderungen im Verhalten von Einzelnen, Mehrer oder des ganzen Teams
– Rückzug einzelner Mitarbeiter – Keine Wortmeldungen mehr in Besprechungen oder allgemein verringerter Kontakt bzw. Kommunikation
– Häufige Missverständnisse – Beispielsweise immer wieder Reibung, wegen Unklarheit in Meetings
In einem Team stellte sich in einem Workshop heraus, dass es bei einem Kernprozess, aus der Historie gewachsen, ein Missverständnis im Wording gibt, wann ein Meilenstein erreicht ist und an den nächsten Verantwortlichen abgegeben werden kann.
Hier ein paar praktische Tipps für eine effektive Feedbackkultur
Eine gute Feedbackkultur lebt von klaren, konstruktiven und spezifischen Rückmeldungen. Dies kann mit diesen bewährten Methoden gut gelingen.
Feedback-Methoden
– Sandwich-Methode: Positiver Einstieg (wenn möglich auch positives Feedback) – wahrnehmbare Situation mit einem konkreten Verbesserungsvorschlag – Positiver Abschluss
– Konstruktives Feedback: Fokus auf EINE konkrete, beobachtbare Verhaltensweise mit der Formulierung eines Veränderungsvorschlags
– Mitarbeitende zu Feedback ermutigen: Regelmäßige Feedbackrunden, ggf. auch im ganzen Team, selbst Feedback geben (in der Runde nur positives) und offene Gesprächskultur, die die Beziehung untereinander stärkt
FAQs zur Feedbackkultur und Konfliktvermeidung
1.Was ist der beste Weg, Feedback zu geben?
Der beste Weg, dass Feedback ankommt, ist es klar, konkret zu formulieren und zeitnah zu geben. Nutzen Sie die Sandwich-Methode, um einen positiven Rahmen zu schaffen und konstruktive Rückmeldungen zu kombinieren.
2.Wie kann ich eine Feedbackkultur in meinem Team etablieren?
Beginnen Sie mit regelmäßigen Feedbackgesprächen und fördern Sie eine offene Kommunikation. Seien Sie als Führungskraft ein Vorbild und geben Feedback. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden zusätzlich, ebenfalls Feedback zu geben.
3. Was tun, wenn Feedback nicht angenommen wird?
Bleiben Sie ruhig und respektvoll. Versuchen Sie, das Feedback aus der Perspektive des Mitarbeitenden zu erklären und bieten Sie Unterstützung an. Machen Sie sich auch bewusst, dass nicht jedes Feedback vom Mitarbeitenden zwingend angenommen werden muss.
4. Wie oft sollten Feedbackgespräche stattfinden?
Es kommt auf das Team und die Rahmenbedingen an. Häufig ist wöchentlich oder monatlich eine gängige Praxis.
Dies war die Einführung zum Thema Konflikte und Feedbackkultur. Es gibt dazu noch etliches mehr zu beleuchte, was in Teil 2 dieses Blogartikels folgen wird.
Im zweiten Teil werden ich noch die Rolle der Führungskraft in der Feedbackkultur, Priorisierung von Feedbackgesprächen, Feedback in Krisensituationen, langfristigen Vorteilen einer etablierten Feedbackkultur und vielem mehr beschäftigen. Seien Sie neugierig und erfahren sie, wie Sie Ihre Führungsfähigkeiten weiterentwickeln und eine harmonische und produktive Arbeitsumgebung schaffen können!