Führungskommunikation: Warum hören sie mich nicht?

Man kann nicht nicht kommunizieren, das sagte bereits der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick.

Wenn wir also quasi ständig kommunizieren, wie kommt es dann, dass Mitarbeiter sich häufig nicht oder nicht ausreichend informiert fühlen? In ähnlicher Häufigkeit empfinden Führungskräfte dafür, dass sie ständig über alles kommunizieren, die Mitarbeiter das aber nicht wahrnähmen.

Klingt nach einem Dilemma, hat jedoch ein paar Ursachen, die sich gut beheben lassen.

Der Unterschied macht den Unterschied

Einer der Hauptgründe, weswegen Kommunikation scheitert, ist, dass Menschen unterschiedlich sind und damit auch ihre Bedürfnisse bei der Informationsaufnahme.

Mitarbeiter A benötigt in den ersten Sätzen alle wesentlichen Information geballt, um damit selbst weiterdenken zu können. Details interessieren ihn nicht und Ausschweifungen lenken ihn ab. Geduld fällt ihm schwer.

Mitarbeiter B möchte eine Verknüpfung dazu, was das Gesagte mit ihm und seinem Verantwortungsbereich bzw. seinen Kollegen zu tun hat. Auch wie die Zusammenarbeit aussehen und was von ihm erwartet wird, hilft ihm, die Information zu verarbeiten und in Umsetzung zu kommen.

Mitarbeiter C benötigt alle Informationen und zwar bis ins letzte Detail. Er ist dafür relativ geduldig. Aus allen Inhalten findet er die roten Fäden und zieht seine eigenen Schlüsse daraus. Er kann auf dieser Basis sicher handeln.

Führungskräfte sind daher gut beraten, wenn Sie in ihrer Kommunikation für all diese Arten der Informationsverarbeitung passende Inhalte anbieten.

Konkret empfiehlt sich folgende Reihenfolge, der Informationen:

• Eine kurze Zusammenfassung mit allem Wesentlichen in den ersten Sätzen für Mitarbeiter A.
• Dann etwas mehr Informationen, sowie dem Bezug zu den Mitarbeitern persönlich, ihren Aufgabengebieten und den verbundenen Erwartungen für Mitarbeiter B.
• Abschließend möglichst viele Details für Mitarbeiter C.
  Sollten sich nicht alle Inhalte in diesen Termin packen lassen, ist eventuell ein Zusatztermin im Anschluss, für die Kollegen, die eine allumfassende Information benötigen, sinnvoll.

Selbstverständlich hat auch jede Führungskraft eine Präferenz, wie sie Informationen am Liebsten „serviert“ bekommt. Diese Art der Informationsweitergabe an die Mitarbeiter funktioniert für sie leicht und einfach, wie automatisch. Die anderen beiden sind eine Herausforderung und benötigen Vorbereitung sowie ein Bewusstsein für die Bedarfe der Mitarbeiter.
Meine Empfehlung: Fragen Sie sich welcher der drei Typen sind Sie am ehesten, also welche Art der Informationsweitergabe liegt Ihnen am Meisten?

Zeit für Fragen bringt Zufriedenheit

In jedem Fall ist es ratsam, genug Zeit in Besprechungen einzuplanen, dass Fragen gestellt werden können, die nach Möglichkeit sofort beantwortet werden.
Informationslücken werden schnell mit „Ersatzinformationen“ gefüllt, die häufig nicht den Tatsachen entsprechen und wie ein ausgeleerter Sack Federn kaum wieder komplett eingefangen werden können. Auch schürt es (unbegründete) Ängste, weil schnell ein Gefühl von: Es soll mir etwas vorenthalten werden entsteht.

Wenn Mitarbeiter sich umfassend informiert fühlen und die Information klar aufbereitet ist, sind sie zufriedener und entspannter – sie fühlen sich sicher. Und welche Führungskraft möchte das nicht, ein zufriedenes Team, das sein Bestes gibt.

Vollständige und verständliche Informationen sorgen für Klarheit

Zusätzlich zur typenangepassten Kommunikation, können sich Führungskräfte an folgenden Regeln für die richtige Informationsvermittlung, frei nach Reiner Bröckermann, Professor und Forscher für HR-Themen, orientieren:

• Rechtzeitig und regelmäßig: Informationen müssen schnellstmöglich übermittelt werden und aktuell gehalten werden, damit sie für die Arbeit genutzt werden können.
• Wahr: Es dürfen nur Informationen geteilt werden, die richtig und vertrauenswürdig sind. Gibt es Inhalte, die nicht geteilt werden dürfen, dann ehrlich benennen, dass dazu keine Aussage gemacht werden darf – keine inhaltliche Lüge oder Aussagen, dass man es nicht weiß.
• Vollständig: Informationen müssen alle relevanten Aspekte beinhalten.
• Gegliedert: Informationen müssen strukturiert sein, damit sie von den Mitarbeitern verstanden, verarbeitet und eingeordnet werden können.
• Verständlich: Informationen müssen so formuliert sein, dass sie alle Mitarbeiter verstehen und nachvollziehen können. Fachbegriffe und Abkürzungen sollten möglichst vermieden werden.
• Prägnant: Es sollten alle relevanten Informationen gegeben werden, jedoch nicht umfangreicher als nötig sein.
• Anregend: Die Informationen sollten motivierend sein, um die Mitarbeiter zu animieren, die resultierenden Konsequenzen der Information zügig umzusetzen.

Grundlage für Zusammenarbeit ist der (persönliche) Austausch

Kommunikation, Informationen und Austausch sind sehr wichtige Grundlagen für einen gute Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und besonders zwischen Mitarbeitern und der Führungskraft.
Sie haben auch einen weitreichenden sozialen Aspekt, daher ist die persönliche Kommunikation auch immer der elektronischen vorzuziehen. Auch in Zeiten von Homeoffice ist die Onlinekonferenz oder das Telefonat noch immer die bessere Variante.

Fazit: Reflexion und Beharrlichkeit führen zum Erfolg

Auch wenn Führungskräfte oft das Gefühl haben, sie tun nichts anderes als reden und es kommt doch immer wieder nicht an, empfehle ich Ihnen: Lassen Sie nicht nach.

Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass eine Information mindestens sieben Mal wiederholt werden muss, dass sie jeder nur gehört hat. Das heißt noch nicht verstanden, einverstanden und schon gar nicht umgesetzt.
Daher mein Tipp: Bleiben Sie beharrlich und reflektieren Sie sich immer wieder – wie haben Sie was kommuniziert und welche Wirkung hat es erzielt.