Mitarbeiterkommunikation: Aufträge können motivieren oder auch nicht

In unserem Alltag erhalten und verteilen wir ständig Aufgaben und Aufträge.
Wie gut gelingt Ihnen, die Auftragserteilung? Wissen Ihre Mitarbeiter sofort was konkret Sie erwarten und was nicht?
Ist die Zulieferung, die Sie Ihrem Vorgesetzten übergeben, sofort auf dem Punkt das erwartete Ergebnis? .

Aufträge vergeben hat viel Potential 

Die Übertragung einer Aufgabe, ist eine häufig unterschätze Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.
Das enthaltene Potential für Motivation wird oft unterschätzt. Das Potential für Konflikte und Unzufriedenheit leider auch.

Bleiben wir zunächst bei der Motivation.
Das entgegengebrachte Vertrauen, wenn ein Mitarbeiter einen ‚besonderen Auftrag‘ bekommt oder beweisen darf, dass er eigene Ideen und Lösungen für eine neue Kundenanfrage oder ein Problem entwickeln kann, beflügelt viele Mitarbeiter. Sie wachsen über sich hinaus und liefern häufig großartige Arbeit.

Grundvoraussetzungen dafür sind, dass die Aufgabe so übergeben wird, dass der Beauftragte genau weiß,

• was von ihm erwartet wird,
• was mit dem Ergebnis bezweckt werden soll,
• welche Rahmenbedingungen es für die Ausarbeitung (zum Beispiel Mitarbeitende) gibt und
• welche Inhalte das Ergebnis (beispielsweise Budget) haben soll.

Zur Veranschaulichung hier ein Beispiel:
Einem Mitarbeiter der IT wird der Auftrag erteilt CRM-Systeme (Customer Relation Management) zu analysieren, die mit dem Onlineshop des Unternehmens kompatibel sind.

Variante 1: Der Mitarbeiter screent die gängigsten 10 Systeme, notiert jeweils die Kosten, Vor- und Nachteile und übergibt die Zusammenstellung an seinen Vorgesetzten.
Der Chef sollte für den Vorstand aber eine Entscheidungsvorlage erstellen, mit maximal drei in Frage kommenden Systemen, die in die gesamte Unternehmensinfrastruktur passen, inklusive des Onlineshops.

Variante 2: Der Mitarbeiter sucht nach den drei am besten integrierbaren Systemen, die in  bestehende Unternehmensprozesse eingebettet werden können. Seine Analyse geht bis in die Tiefen der Programmierung, Kosten, Vor- und Nachteile inklusive Entscheidungsempfehlung.
Der Auftraggeber hatte jedoch eine umfangreiche Darstellung aller mit dem Onlineshop kompatibler Systeme erwartet, weil das neue gegründete Tochterunternehmen in Kürze seine Produkte ebenfalls über den Shop anbieten wird und erstmalig ein CRM System braucht.

Ein Auftrag – zwei Interpretationen – viel Unmut und Unzufriedenheit.

Zündstoff bei der Auftragserteilung

Nicht verschweigen möchte ich, dass auch bei der Übertragung von Aufgaben leicht Missverständnisse entstehen können.
Durch unkonkrete und lückenhafte Kommunikation können auch massive Konflikt entstehen. Selbst dann, wenn in bester Absicht gehandelt wird, manches aber nicht ausgesprochen wurde, weil es selbstverständlich erscheint.
Ein weiterer wichtiger Grund ist nicht selten, dass nicht mitgeteilt wird, was der größere Zusammenhang ist.

Ein exemplarischer Ablauf und daraus resultierende Konsequenzen können dann sein:  
Ein Chef erteilt einen unklaren Arbeitsauftrag und der Mitarbeiter legt motiviert los, obwohl ihm wesentliche Informationen fehlen.
Dies kann passieren, wenn der Mitarbeiter selbst nicht bemerkt, wo er Wissenslücken hat, er sich nicht zu fragen traut oder es keine Gelegenheit für Nachfragen gibt.

Wenn das Ergebnis dann von der (unausgesprochenen) Erwartung oder dem zu erreichenden Ziel abweicht, entsteht ein Unmut, der vielleicht diese Auswirkungen hat:  

• Der Chef ist unzufrieden mit dem Ergebnis und tut dies vielleicht sogar deutlich kund.
• Der Mitarbeiter ist enttäuscht, fühlt sich ungerecht behandelt und reagiert mit Rückzug.
• In den nächsten Wochen redet man nur noch das Nötigste miteinander.
• Der Mitarbeiter macht nur noch „Dienst nach Vorschrift“, seine Leistung wird sowieso nicht wertgeschätzt.
• Der Vorgesetzte entscheidet, diesem Mitarbeiter in absehbarer Zeit keine Aufträge mehr zu geben.
• Aus dem motivierten und engagierten Mitarbeiter wird einer, der innerlich gekündigt hat.

Die Lösung liegt wieder in der Kommunikation

Ist dieser Konflikt entstanden, kann er nur gelöst werden, indem offen über die Situation gesprochen wird. Auf diese Weise kann geklärt werden, welche Erwartungen beim jeweils anderen bestanden und worin genau das Missverständnis und die Differenzen begründet sind.
Es lässt sich so auch nachvollziehen, warum der andere wütend, gekränkt oder enttäuscht reagiert hat. Daraus ergibt die Chance zu lernen, wie die Zusammenarbeit beim nächsten Mal besser gestalten werden kann und zu beiderseitiger Zufriedenheit führt.

Tipps für eine reibungslose Aufgabenübergabe

Um eine Aufgabe ‚sauber‘ an einen Mitarbeiter oder Kollegen zu übergeben, ist eine präzise Kommunikation erforderlich. Hierfür sollte die Führungskraft beachten, dass alle wesentlichen Informationen tatsächlich an den Mitarbeiter kommuniziert werden.  

Ob das Gesagte richtig verstanden wurde, lässt sich durch ein sogenanntes ‚Rebriefing‘ herausfinden. Der Auftragnehmer fasst dazu, mit eigenen Worten, den Auftrag und die geltenden Rahmenbedingungen zusammen.
Diese Kommunikationsstilmittel, aus dem aktiven Zuhören, ist in jeder Kommunikation ein wahrer Segen, bei Auftragsübergaben aber im Besonderen.

Inhalte einer klaren Auftragserteilung

Um einen Arbeitsauftrag klar zu übergeben, lohnt es sich über folgende Inhalte Gedanken zu machen. In der Praxis haben sie sich als sehr hilfreich und zielführend erwiesen:

• Worum geht es bei der Aufgabe konkret?
• Welche Vorgeschichte hat der Auftrag?
• Welches Ziel soll erreicht werden?
• Welche Informationen oder Daten gibt es bereits?
• Was genau erwartet die der Auftraggebende? (beispielsweise eine Ideensammlung, ein vollumfängliches Konzept, eine Entscheidungsvorlage)
• Welche Rahmenbedingungen gibt es für die Ausarbeitung?
• Wer ist alles zu beteiligen?
• Wer hat die Verantwortung für den Auftrag?
• Welche Termine sind einzuhalten?
• Welchen Entscheidungsspielraum hat der Beauftragte?
• Über welche Zwischenstände möchte der Auftraggeber informiert werden?
• Wie wird mit auftretenden Fragen umgegangen?

Handelt es sich um eine Aufgabe, bei der der Mitarbeiter eigene Ideen zur Umsetzung einbringen soll, könnte ein Folgetermin vereinbart werden. Bis zu diesem Termin entwickelt der Beauftragte erste Vorschläge. Auf deren Basis wird das weitere Vorgehen zu vereinbart.
So werden Doppelarbeiten und Frust vermindert, weil eine Idee nicht schon zu weit ausgearbeitet wird und letztlich nicht final umgesetzt wird.

Fazit: Aufträge sind Motivation durch Kommunikation

Auch wenn es allzu leicht erscheint, ‚mal schnell einen Auftrag über den Schreibtisch zu werfen‘, ist es sehr ratsam, sich in Ruhe, mit etwas Vorbereitung, im Dialog dazu auszutauschen.  
Die Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, sowie Ihre eigene Zufriedenheit und die Arbeitsergebnisse werden diesem Vorgehen Recht geben.