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Zeit II: Fokus auf Wichtig


Es gibt so viel zu tun und es nimmt kein Ende. Die wenigsten können sich über mangelnde Arbeit beklagen. Aber was kommt zuerst? Was dann? Was vielleicht nie?
Warum es für Sie wertvoll ist, Zeit in diese Priorisierung zu investieren, erfahren Sie hier.

 

Unser Gehirn ist im Dauerstress

In unserer heute komplexen schnellen Welt, mit Always Online‘, lassen wir uns nur allzu leicht ablenken und mit vielen, teils unnützen, Informationen den Kopf füllen.
Mit dieser stetigen Informationsflut überfordern wir unseren Kopf der mit der Verarbeitung nicht mehr nachkommt, werden dadurch unproduktiv und machen Fehler.

Für die Verarbeitung von Informationen, in unserem Gehirn, ist der präfrontale Kortex verantwortlich. Er sitzt direkt hinter unserer Stirn und hat eine begrenzte Aufnahmekapazität. Zusätzlich zur Verarbeitung von Informationen hat unser vorderer Gehirnlappen noch weitere Aufgaben. Er ist auch für unser Planen, Steuern sowie das Treffen von Entscheidungen verantwortlich. Somit auch für das Setzen von Prioritäten.

 

Priorisieren entlasten uns

Gelingt es uns nicht mehr, Prioritäten zu setzen, arbeiten wir alle Aufgaben ab, ohne darüber nachzudenken, ob sie gerade wichtig oder sinnvoll sind.
Wir haben damit keinen Fokus auf die wichtigen Dinge und verzetteln uns. Die Konsequenz daraus: Wir müssen mehr arbeiten, denn irgendwann muss das Wichtige ja unbedingt erledigt werden. Unser präfrontaler Kortex wird damit noch mehr überfordert und gestresst.

Was also tun?
Sich die Zeit nehmen, um alle anstehenden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten, um fokussiert die richtigen Dinge zu tun und den Überblick zu behalten.

Ein betagtes, jedoch nach wie vor sehr praktikables Tool dafür, ist die ABC-Analyse, auch bekannt als Eisenhower Methode (nach dem amerikanischen Präsidenten Dwight T. Eisenhower).
Mit dieser Matrix lassen sich schnell alle anstehenden Aufgaben einordnen und in eine sinnvolle Reihenfolge bringen:

Aus den beiden Dimensionen – Wichtigkeit und Dringlichkeit – ergeben sich vier Quadranten, die uns aufzeigen, was zuerst dran ist, was danach kommt und was niemals.

Wobei zu beachten ist:

  • Bei der Wichtigkeit geht es um die Themen, die Ihnen wichtig sind. Die also von Bedeutung sind für das Erreichen Ihrer Ziele und Aufgaben.
  • Bei der Dringlichkeit geht es ausschließlich um den zeitlichen Faktor. Ist ein ToDo also eilig oder kann es warten.

 

Die Quadranten im Detail

Im Quadrant A, der Aufgaben enthält, die sowohl wichtig wie auch dringend sind, befinden sich ToDos, die Sie sofort selbst erledigen müssen.
Sie tragen zur Erreichung Ihrer eigenen Ziele und der Erfüllung Ihrer Aufgaben bei.
Zwei Beispiele dazu:

  • Sie sind ein Callcenterleiter und die Telefonanlage ist ausgefallen. Es erreichen Sie keinerlei Anrufe.
  • Sie sind Scrum Master und ein wichtiger Programmierer fällt spontan länger aus, Sprintziel ist in Gefahr. Also StandUp – jetzt!!!

Diese Aufgaben sind Ihre erste Priorität!

 

Im Quadrant B, der Aufgaben enthält, die zwar wichtig sind, aber nicht dringend, gibt es Dinge zu tun, die Sie terminieren können und dann selbst erledigen, wenn die Zeit passt.
Diese Aufgaben tragen zur Erreichung Ihren eigenen Zielen bei, sind aber nicht zeitkritisch.
Zwei Beispiele dazu:

  • Sie sind Projektleiter. In Ihrem Unternehmen wurde für die zentrale Projektdokumentation ein Tool angeschafft. Dort werden alle neugestarteten Projekte erfasst. Ihre Projekte haben alle erste begonnen und neue wird es erst in einigen Monaten geben.
  • Sie sind Fuhrparkleiter und Ihre Firma hat entschieden, dass im Zuge der Nachhaltigkeitsstrategie der Fuhrpark auf E-Autos umgestellt werden soll. Ihr Flotte wird allerdings erst in einem Jahr die ersten Leasingrückläufer haben.

Diese Aufgaben terminieren!

 

Im Quadrant C, der Aufgaben enthält, die zwar dringend sind, aber nicht wichtig für Sie, sind ToDos, die Sie hinterfragen sollten, ob es für den Auftraggeber wirklich so eilig ist.
Falls ja, versuchen Sie diese zu delegieren oder, sollte diese Anfrage häufiger kommen, zu automatisieren.
Wenn keine der Varianten möglich ist, werden diese Aufgaben zu Priorität A2. Heißt: Sie werden erledigt, wenn Ihre A-Prioritäten abgeschlossen sind.
Als Arbeitsmodus empfehle ich Ihnen hier das Pareto Prinzip. Welches bedeutet, dass Sie 80% der Arbeit in 20% der Zeit schaffen. Und ein 80%-Ergebnis ist bei solchen ad hoc Aufgaben meist mehr, als erwartet wird. Sparen Sie also hier möglichst viel Zeit.
Ein ganz banales Beispiel aus dem Alltag dazu ist:

  • Ihr Chef möchte eine Auswertung der Vertriebszahlen – jetzt.

Diese Aufgaben delegieren oder mit minimalem Aufwand als zweites erledigen!

 

Nach dem Alphabet käme jetzt der Buchstabe D, hier kommt allerdings der Quadrant P. Dieser enthält Dinge, die weder wichtig noch dringend sind.
Entsorgen Sie diese daher im P, wie Papierkorb! Sie helfen niemandem bei der Zielerreichung und sind damit nur Ablenkung.
Ein Beispiel könnte sein:

  • Der Newsletter eines Softwareanbieters, den Sie seit drei Jahren nicht mehr im Unternehmen haben.

Eliminieren Sie diese Aufgaben komplett!

 

Priorisieren Sie damit alle anstehenden Aufgaben und erstellt daraus eine Prioritäten-Liste, am besten für die kommende Woche oder zumindest für den kommenden Tag. Bedenken Sie dabei, dass die Aufgaben der Priorität A und C in der Regel vollkommen ungeplant kommen. Ein Zeitpuffer von 40% sollten Sie daher unbedingt vorgesehen sein.
Sie fokussieren sich mit dieser Art der Planung auf die wirklich wichtigen Themen. Das bringt Sie in Ihren Zielen weiter, schafft somit Erfolg und führt zu mehr Zufriedenheit und Entspannung.